Навигационная цепочка

На фото Дарья Тишкова. Сергей Шахиджанян, «Вечерняя Москва»
На фото Дарья Тишкова. Сергей Шахиджанян, «Вечерняя Москва»

Юнкор «ВМ» побывала на лекции проекта «Университетские субботы» и узнала тонкости деловой переписки.

Одну и ту же мысль можно сформулировать совершенно по-разному. Знаете ли вы, что «влияние сезонно-погодных условий на процесс бухгалтерского учета пернатых» — не что иное, как поговорка «цыплят по осени считают только сказанная официальным языком? — Деловое письмо отличается не только способом написания, но и структурой, особым оформлением, — говорит Анна Баркалова, начальник управления по работе с обращениями граждан Департамента образования. — Начинается оно с уважительного обращения к получателю.

Далее автор кратко рассказывает о себе и обозначает причину обращения. В основной части четко формулируются тезисы по сути проблемы, в которых содержится ключевая информация и предложения для дальнейших действий. Если официальное письмо отправляется по электронной почте, не забудьте точно сформулировать его тему, в которой отражена суть обращения. Письмо отправляется с официального почтового ящика, а в  подписи указываются полные фамилия, имя, отчество автора, название организации, должность и контактные данные.

Еще один совет — перед отправкой следует внимательно перечитать текст, поскольку восприятию мешают грамматические ошибки и опечатки, — добавляет Анна Баркалова —  Понять смысл написанного сложно, если в обращении нет четко сформулированной темы или их  несколько, не указано, каких действий от адресата  ждет автор, а сам текст не  разбит на смысловые блоки.

А вот использование фраз — «знаков внимания» («ваша проблема очень важна для нас», «обращаем ваше внимание») восприятию помогает, как и  объяснение совершенных действий или ранее предоставленных рекомендаций. А еще — отсутствие излишнего цитирования нормативно-правовых актов.

Кратко, адресно, просто, логично, ясно — основные принципы деловой переписки, — заключает эксперт. — Запомнить просто — КАПЛЯ (по первым буквам принципов). И тогда вы всегда сможете правильно составить деловое письмо.

Метки

Читайте также